Exceso de intermediarios y baja rentabilidad
Un análisis detallado revela que la estructura actual en la organización de eventos genera un alto índice de trabajo innecesario. Cuando un cliente solicita propuestas a tres agencias para tres destinos diferentes, cada una de ellas consulta a tres proveedores locales por destino, quienes a su vez coordinan con tres empresas de producción audiovisual. Esta cadena multiplica los esfuerzos invertidos, donde cada proveedor local dedica horas a reuniones y diseño de propuestas escenográficas, enfrentando una probabilidad del 98,8% de que su trabajo no prospere. La situación se asemeja a adquirir alimentos con casi certeza de que serán desechados, algo que se consideraría inaceptable.
Reducir uno de los niveles de esta estructura compleja no resuelve el problema, ya que aún persiste una probabilidad de éxito del 3,6%, un porcentaje que se mantiene irrisorio. Esta dinámica plantea la interrogante sobre por qué no se reconoce este desperdicio de tiempo y recursos como una situación igual de inadecuada que el desperdicio alimentario.
Prácticas internacionales y eficiencia
Beatrix Mourer, representante de una organización francesa especializada en eventos, señala que en Francia es común limitar los concursos a un máximo de tres agencias, salvo para proyectos de gran escala.
“Si se involucran cinco agencias para un evento de 100.000€, con costos asociados al proceso que superan los 10.000€, carece de lógica. Los clientes son conscientes de esto.”
Esta observación destaca la importancia de ajustar los procesos a la magnitud real del evento, evitando involucrar a más participantes de los necesarios, lo cual incrementa costos innecesarios sin mejorar el resultado final.
Falta de claridad en las instrucciones iniciales
Las bases definidas al inicio del proceso son cruciales para el éxito. Un documento inicial mal elaborado no solo conduce a un evento que no cumple con los objetivos esperados, sino que también genera pérdidas significativas de tiempo y esfuerzo. Coordinar reuniones, desarrollar diseños, visitar locaciones y cotizar servicios sin tener claro el propósito final resulta en un desperdicio evidente.
La planificación adecuada se vuelve aún más crítica cuando los cambios se realizan a última hora. Un ejecutivo que no dedique tiempo a validar los detalles con anticipación y que modifique aspectos cruciales a solo dos días del evento, complica enormemente el trabajo de todos los involucrados. Invertir más tiempo en la fase de definición permite ahorrar esfuerzos posteriores y lograr un evento más efectivo.
Demasiados detalles innecesarios en las propuestas
Las presentaciones para concursos suelen extenderse hasta el mínimo detalle, incluyendo costos específicos de cada proveedor, aunque la idea principal no termine por aceptarse. Esto implica que todo el trabajo realizado después de la tercera página, donde se expone la propuesta creativa, se descarta en la mayoría de los casos.
Se plantea la necesidad de implementar un proceso más escalonado, donde primero se valide la comprensión del problema y la viabilidad de la idea creativa, junto con una estimación general de costos, antes de avanzar a los detalles finales. Algunas empresas, como Pernod Ricard, ya aplican revisiones periódicas con sus proveedores para ajustar estrategias, una práctica que podría servir de modelo.
De acuerdo con un informe de la asociación francesa mencionada, el 65% de los clientes estarían dispuestos a recibir una propuesta estratégica que resuma la comprensión del problema, la estrategia y la idea creativa, sin entrar en detalles técnicos o presupuestarios iniciales, siempre que esto facilite una selección más eficiente antes de desarrollar la propuesta completa.
Condiciones financieras desfavorables
Otro desafío persistente es el retraso en los pagos a pequeños proveedores por parte de grandes corporaciones, situación que afecta especialmente a empresas pequeñas y autónomos. La práctica de establecer plazos de pago de hasta 90 días no solo es considerada injusta, sino que en muchos casos viola la ley.
Este enfoque distorsiona la economía, priorizando la gestión de flujo de efectivo por encima de la calidad del producto o servicio ofrecido. Las PYMES enfrentan dificultades adicionales al tener que anticipar costos y cumplir con compromisos financieros antes de recibir el pago correspondiente. Se sugiere que factores como la solidez técnica, la creatividad y la reputación de los proveedores deban tener mayor peso en la elección final, en lugar de la capacidad financiera para asumir altas inversiones iniciales.
